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Le 30 octobre 2020, la France est entrée dans une seconde période de confinement.
Lors du premier confinement national, décrété en mars 2020, les syndics s’étaient retrouvés paralysés, comme l’ensemble du pays, et dans l’impossibilité d’assurer pleinement la gestion des immeubles placés sous le régime de la copropriété ou de tenir les assemblées générales.
La situation est toutefois différente en cette fin d’octobre 2020, alors qu’un nouveau confinement national vient d’être décidé.
Trois ordonnances successives de mars, avril et mai 2020 et un décret de juillet 2020, permettent de faire face à une situation inédite en copropriété et de maintenir la continuité de l’administration des immeubles, même en période de reconfinement national.
La priorisation du télétravail demandée aux cabinets de syndic professionnels et le maintien de l’activité accordée à toutes les entreprises du BTP permettent aux professionnels de continuer une gestion efficace de votre copropriété, malgré le confinement national décrété depuis le 30 octobre 2020.
Concrètement : si l’accueil physique des copropriétaires ne peut plus être assuré depuis cette date, l’accueil téléphonique du cabinet est maintenu.
Vous ne pouvez plus venir payer vos charges de copropriété, en vous déplaçant dans les bureaux du cabinet, mais pouvez toujours régler vos charges par chèques ou virements bancaires.
Les budgets 2020-2021 ont été votés à l’occasion de la précédente assemblée (2019) ; rendant ainsi les charges 2020-2021 exigibles. C’est la raison pour laquelle votre syndic continue à vous adresser vos appels de fonds, même si l’assemblée générale 2020 n’a pas pu avoir lieu, à cause de l’épidémie de covid-19.
Vous ne pouvez momentanément plus rencontrer votre gestionnaire de copropriété mais vous pouvez le joindre par téléphone et, plus que jamais, par mail !
Les visites à domicile ne sont momentanément plus possibles mais les visites de votre immeuble, par votre gestionnaire syndic, peuvent être maintenues, hors la présence des copropriétaires et/ou membres du CS ; elle seront à adapter selon les circonstances et le degré d’urgence.
La réalisation des contrôles et maintenances périodiques des équipements collectifs (de type ascenseurs, portails, pompes de relevage, extincteurs…) est laissée à la libre appréciation des entreprises sous contrats, pendant toute la période de reconfinement. Elles devraient toutefois pouvoir et devoir être maintenues.
Les ordres de services et demandes d’interventions peuvent continuer à être passés et la comptabilité à être gérée, par votre syndic.
Les membres du conseil syndical sont toutefois invités à limiter les exigences de la copropriété en cette période de nouveau confinement. Les demandes d’intervention in situ, urgentes et indispensables à la sécurité des biens ou des personnes, seront priorisées.
Les missions non essentielles (comme l’embellissement ou l’amélioration de votre immeuble) seront reportées.
Le nettoyage des parties communes de votre immeuble est maintenu et peut même être adapté au contexte actuel (en renforçant notamment la désinfection des éléments communs et participer, ainsi, à l’évitement de la propagation du virus au sein de votre bâtiment).
L’organisation de votre syndic, pendant le nouveau confinement, s’adapte et permet le maintien d’une gestion de qualité pour votre copropriété.
La mise à disposition, par votre syndic, d’une plateforme collaborative et des échanges directs avec votre gestionnaire, permet de maintenir une communication efficace entre votre syndic et vous !
Dans un contexte de précautions sanitaires, lié à l’épidémie du Covid-19, l’ordonnance parue au Journal Officiel, le 21 mai 2020 (ord. n° 2020-595, article 13), a autorisé, de manière dérogatoire, la tenue d’assemblées générales à distance, entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021 (sans qu’il soit nécessaire qu’une assemblée générale ait préalablement autorisée ce dispositif).
Attention : le verrou d’un accord préalable, en AG physique, a été levé temporairement, pour la tenue des AG dématérialisées !
L’ordonnance du 20 mai 2020 autorise, jusqu’au 31 janvier 2021, la tenue d’assemblées générales dématérialisées, sans vote préalable lors d’une AG en présentiel.
C’est le syndic qui retient la solution qui lui semble la plus adaptée pour permettre aux copropriétaires de participer aux assemblées générales convoquées.
En raison des précautions sanitaires imposées par l’épidémie de Covid-19, les copropriétaires se sont trouvés dans l’impossibilité matérielle de tenir leurs assemblées générales dans des conditions normales, depuis mars 2020.
Il fallait toutefois permettre la prise des décisions nécessaires au bon fonctionnement des copropriétés.
L’ordonnance, parue au JO en mai 2020, a donc autorisé les copropriétaires, depuis le 1er juin 2020, à participer aux assemblées, sans présence physique (sans qu’il soit nécessaire que l’assemblée générale ait décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre).
L’ordonnance autorise la tenue des assemblées par visioconférence, audioconférence ou, dans les cas où le recours à ces dispositifs (ou à tout autre moyen de communication électronique) ne serait pas possible, que les décisions de la copropriété soient prises au seul moyen du vote par correspondance.
Ces dispositions s’appliquent jusqu’au 31 janvier 2021 et sont donc toujours d’actualité.
Attention : les copropriétaires déjà convoqués, pour assister à des assemblées générales prévues initialement en présentiel sur novembre 2020 (notamment dans les copropriétés de moins de 10 copropriétaires), peuvent y participer à distance (par visioconférence, audioconférence et/ou par vote par correspondance).
Pour cela, ils doivent êtres informés, au moins quinze jours avant la tenue des assemblées théoriques, du changement opéré dans le mode de prise en compte des votes.
L’ordonnance du 20 mai 2020 est venue modifier les modalités de convocation et de tenue des assemblées générales de copropriété.
Attention : les règles de représentation en assemblée, pour les copropriétaires absents, ont été assouplies. L’ordonnance du 20 mai 2020 a autorisé, jusqu’au 31 janvier 2021, les mandataires à recevoir chacun plus de trois délégations de vote (ou pouvoirs) si le total des voix dont ils disposent et de celles de leurs mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (contre 10% seulement avant mai 2020).
Les mandats de syndic prolongés
Face à l’impossibilité des syndics de convoquer les assemblées générales et donc de renouveler leur mandat auprès des copropriétaires, au printemps 2020, l’ordonnance du 20 mai 2020 a précisé les conditions de renouvellement des contrats des syndics qui avaient expiré ou arrivaient à expiration.
Ainsi, les contrats de syndic qui expiraient entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus ont été automatiquement renouvelés dans les mêmes termes, jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires.
Afin de permettre aux syndics d’organiser les futures assemblées générales, l’ordonnance a prévu que la prise d’effet du nouveau contrat de syndic puisse intervenir jusqu’au 31 janvier 2021.
La rémunération des contrats de syndic temporairement renouvelés reste conforme à celle prévue dans les contrats initiaux, au prorata de la durée du renouvellement.
Les mandats des conseils syndicaux également prolongés
De même, les mandats des membres de conseils syndicaux qui devaient expirer entre le 12 mars et le 23 juillet 2020, ont été prolongés jusqu’à la prochaine assemblée générale qui devra se tenir avant le 31 janvier 2021.
Certaines assemblées générales de copropriété devront être une nouvelle fois reportées ; notamment celles qui étaient initialement prévues en présentiel exclusivement (comme celles de petites copropriétés réunissant moins de 10 personnes).
Les assemblées générales de copropriétaires qui ne pourraient se tenir aux dates prévues (ou re-prévues pour celles déjà reportés par le premier confinement) devront, en effet, être reportées.
Il semble qu’une nouvelle ordonnance devant permettre le décalage des AG et une prolongation de la tenue des AG dématérialisées soit actuellement à l’étude et pourrait être inscrite dans le projet de loi sur l’état d’urgence sanitaire en cours d’examen au Parlement.
Fondatrice de l'agence stéphanoise Syndic42, propose à tous les copropriétaires qui le souhaitent des points d'actualités réguliers, dans un contexte de profond bouleversement de la gouvernance de la copropriété.
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Vivianne FOURNIER, fondatrice de l’agence stéphanoise Syndic42, propose à tous les copropriétaires qui le souhaitent des points d’actualités réguliers, dans un contexte de profond bouleversement de la gouvernance de la copropriété.
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