• Rédaction de l’ordre du jour.
• Envoi des convocations.
• Etablissement de la feuille de présence.
• Secrétariat de l’Assemblée.
• Établissement des procès-verbaux (avec délibérations et résultats des votes).
• Consignation des procès-verbaux dans le registre.
• Diffusion d’une copie des procès-verbaux à chaque copropriétaire.
• Exécution des décisions de l’Assemblée, dans le cadre de la gestion courante.
• Information relative aux décisions de l’assemblée (affichage d’une synthèse dans les parties communes des immeubles gérés).

• Réunion préparatoire à l’assemblée générale (avec présentation des comptes à approuver).
• Mise à disposition et communication de pièces.
• Recueil des avis écrits.
• Mise à disposition d’une plateforme collaborative en ligne (pour échanges avec le gestionnaire et l’ensemble des copropriétaires).
• Mise à disposition, sur l’extranet de la copropriété, d’un espace dédié aux seuls membres du conseil syndical et permettant à ses derniers un accès à des informations + détaillées (relevés bancaires…).

• Secrétariat (rédaction de toute la correspondance destinée aux copropriétaires, aux occupants et aux tiers, délivrance des attestations nécessaires).

• Immatriculation de la copropriété.
• Réalisation de visites périodiques de la copropriété.
• Mise à disposition des documents de la copropriété (fiche synthétique, carnet d’entretien…) via un espace en ligne sécurisé avec un accès différencié.
• Gestion et signature des contrats énergétiques, d’entretien et de maintenance.
• Établissement d’un audit des différentes assurances et souscription de nouveaux contrats d’assurance.
• Conservation des documents de gestion et des archives (sauf dérogation).
• Gestion des assurances (souscription des contrats, déclaration des sinistres concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes, règlement des indemnités).
• Entretien courant et maintenance de la copropriété.
• Communication du dossier de gestion et des actifs au syndic qui succède.

• Administration des fonds de la copropriété (ouverture et alimentation des comptes bancaires de gestion courante ou d’épargne), reprise des comptes (avec comptes distincts pour l’avance de trésorerie et le compte travaux ALUR), gestion des paiements, etc…
• Établissement de la comptabilité de la copropriété, conformément aux dispositions légales.
• Communication des comptes aux copropriétaires.
• Lancement des appels des fonds et des provisions.
• Récupération et classement des factures en cours.
• Règlements des bénéficiaires (fournisseurs, assureur, prestataire, …).
• Préparation du budget annuel.
• Répartition des charges entre les copropriétaires et ventilation des décomptes propriétaire/locataire.

Syndic42 représente le syndicat des copropriétaires dans tous les actes nécessaires à la gestion des employés ou gardiens d’immeubles et se charge notamment du recrutement, du remplacement voire du licenciement de ses derniers.

• Publication des annonces d’embauche ;
• Tenue des entretiens préalables à l’embauche ;
• Rédaction des contrats de travail dans le respect des textes en vigueur (du Code du travail et de la convention collective applicable aux gardiens et concierges) ;
• Réalisation de toutes les démarches administratives qui découlent des embauches (déclaration de travail, établissement des fiches de salaire);
• Gestion des congés des salariés de l’immeuble (gestion des remplacements et de la paie) ;
• Gestion des absences pour arrêts maladie et maternité (gestion des remplacements et de la paie) ;
• Gestion de toutes les étapes relatives à la prévention des risques (formation, fourniture d’équipement, etc…) ;
• Mise en place et suivi d’éventuelles procédures disciplinaires ou de ruptures des contrats de travail .

Syndic42 met à disposition de ses copropriétaires un extranet qui permet un accès, aux documents dématérialisés relatifs aux copropriétés, en ligne et différencié selon le profil de l’utilisateur ; avec  :

• un espace accessible à l’ensemble des copropriétaires (avec tous les documents et informations concernant la copropriété) ;
• un espace individuel mis à la disposition d’un copropriétaire unique (avec un accès à ses coordonnées, son solde et son historique comptable) ;
• et un espace dédié aux seuls membres du conseil syndical (avec un accès personnalisé à des informations + détaillées comme le grand livre et les documents comptables de la copropriété (les relevés bancaires, factures, contrats, ordres de service, etc…).

Les documents dématérialisés communs à l’ensemble des copropriétaires,e ligne, sont :

• le règlement de copropriété et l’état descriptif de division de l’immeuble ;
• la fiche synthétique de la copropriété ;
• le carnet d’entretien de l’immeuble et les diagnostics des parties communes ;
• les contrats et marchés en cours (assurance, entretien et maintenance, travaux et devis approuvés, contrat de syndic, etc.) ;
• les procès verbaux des trois dernières assemblées générales des copropriétaires.

Les documents dématérialisés, propres à chaque copropriétaire et accessibles via un espace personnel, sont :

• ses charges courantes payées lors des deux derniers exercices ;
• ses avis d’appel de fonds des trois dernières années ;
• sa part individuelle des comptes du syndicat approuvés en AG ;
• sa part du fonds de travaux.

Les documents dématérialisés accessibles uniquement au conseil syndical, sont :

• les comptes du syndicat des copropriétaires et les relevés de ses comptes bancaires ;
• la liste de l’ensemble des copropriétaires ;
• les documents obligatoires du syndic (carte professionnelle, attestations d’assurance RC et de garantie financière) ;
• les éventuels documents liés à des procédures judiciaires en cours.

• Accès à un module de gestion des incidents qui permet de signaler à votre gestionnaire, depuis la plateforme en ligne, les petits comme les grands incidents de votre copropriété.
• Suivi interactif des événements relatifs à votre copropriété, en temps réel (date de la prochaine AG, état d’avancement de la résolution d’un incident, date d’intervention d’un fournisseur…).
• Mise à disposition d’une messagerie intégrée à l’espace client, pour communiquer avec votre gestionnaire, les autres copropriétaires et/ou membres du conseil syndical.